コピー機を短期間使用する場合はレンタル契約がお得

コピー機はオフィスには欠かせない機器ですが、レンタル契約とリース契約のどちらを選べばよいのか悩む人も多いようです。この2つは契約形態に大きな違いがあり、使用用途によってメリット・デメリットが存在します。それぞれの特徴を予め十分把握したうえで、そのオフィスに適した契約形態を選ぶことが大切です。リース契約はコピー機の使用頻度が多いオフィスに向いています。

契約期間は長期で3年~6年となります。契約期間満了まで中途解約は原則不可ですが、初期費用は無料で、好きな機種を新品で選べるのがメリットです。一方、レンタル契約はコピー機の使用頻度の少ないオフィスに向いています。1日~2年という短期契約なので、リスクが少ないというメリットがあります。

但し機種は選べず、レンタル会社の在庫中古品となりますし、初期費用も必要です。このように、コピー機を長期で使用する場合はリース契約が適していますが、期間限定プロジェクトのための臨時オフィスで使用するなど、短期間で契約が終了することが予め分かっている場合は、レンタル契約の方が断然お得です。レンタル契約のもうひとつのメリットは、リース契約のような金融機関の審査が不要であることです。会社設立から間がなくても契約できるため、すぐにコピー機を導入したい場合にはうってつけです。

サービスは業者によって異なりますが、基本的にメンテナンスや修理は無料で、トナーなどの消耗品を無料にしている業者もあります。機器の料金は安く見えても、実際はカウンター料金が高かったり、トナー代が多くかかってしまったりする場合もありますので、各業者の料金体系をしっかり見てランニングコストを把握してから、契約するようにしましょう。

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